Project Management

¿Qué es Project Management?

El Project Management es una disciplina que abarca la organización, el planeamiento, la motivación y el control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito en uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas. Estas limitaciones suelen ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.

De esta forma, la finalidad de esta disciplina es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos; lo cual implica la interacción entre conocimiento, tecnología, entorno, estructuras, procesos, servicios y productos. En este sentido, las soluciones de la gestión y la dirección de proyectos (metodologías, técnicas, tecnologías, modelos, herramientas) deberán dar soporte al proceso de gestión de proyectos. Este proceso a su vez debe ser el acertado, basado en principios razonables.

Las claves del Project Management para la consecución de los objetivos establecidos de manera exitosa son las siguientes:

  • Debe tener un alcance controlado.
  • Debe existir una comunicación constante y efectiva entre las partes interesadas del proyecto.
  • El plan de proyecto es un camino para lograr los objetivos, responsabilidades y se utiliza para medir el progreso durante el proyecto.
  • Los objetivos han de ser acordados entre el director del proyecto, el cliente y la dirección de la empresa.
  • Siempre tiene que existir el apoyo de la dirección.

 

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Metodología 3MP – Project, Program & Portfolio Management

El objetivo de PMM es ayudar a las organizaciones a generar valor a través de la ejecución de sus proyectos, programas y portafolios, conectando éstos con la estrategia del negocio.

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Etapas de la implementación u optimización en Project Management

En este sentido, partiendo de un Assessment en el que identificamos el GAP de la organización con respecto a su nivel de madurez en cuanto a cómo gestiona sus proyectos, programas y portafolios, se define un framework de gestión que implica la definición u optimización del modelo de gestión de proyectos, programas y portafolio de proyectos (considerando niveles de selección de aquéllos proyectos que estén alineados con la estrategia del negocio), procesos, políticas y procedimientos asociados a la dirección y gestión de proyectos, programas y portafolio de proyectos.

Este modelo se encuentra basado en las buenas prácticas, estándares y normas reconocidas a nivel internacional, cuyo objetivo es el de ayudar a las organizaciones a generar valor a través de la alineación de sus proyectos a la estrategia del negocio y a través de la gestión eficiente de los proyectos.

Assessment con 3MP

LOGO 3MPEl objetivo es identificar el GAP acerca del estado actual de la Dirección y Gestión de Proyectos de la Organización. El diagnóstico es realizado a través del modelo definido por PMM Institute por Learning de 3MP (Project, Program & Portfolio Management Maturity Model).

A través del Assessment se identifica en qué punto está la organización y hacia dónde debería guiar las acciones para lograr el éxito en el plan estratégico organizacional.

Assessment Methodology – Project Management Office

PMM Institute for Learning le asesorará en cómo implementar de forma óptima una PMO de acuerdo a las necesidades de su empresa. Para ello es necesario definir el concepto de PMO:

Diagrama PMO-01

El término PMO (Project Management Office) es una unidad, departamento o grupo dentro de la organización que se ocupa de centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los proyectos. Puede ser temporal o permanente y de diferentes tipos, de acuerdo a las necesidades de la organización. Su objetivo fundamental es generar valor a la empresa a través de la ejecución exitosa y eficiente de sus proyectos, sin perder nunca de vista los objetivos estratégicos. Además una Oficina de Gestión de Proyectos abarca responsabilidades desde el suministro de funciones soporte para la dirección de proyectos, hasta la responsabilidad directa de un proyecto.

A las PMOs se les ha dado diferentes denominaciones, además de la ya mencionada “Oficina de Proyectos”, tales como Oficina de Soporte a Proyectos o Centros de Excelencia; sin embargo cabe destacar que el factor que las distingue son los diferentes grados de autoridad y propósito.

Así, la PMO puede ser de diferentes tipos:

  • Oficina de proyectos (Libera Proyectos).
  • PMO Básica: provee una metodología repetitiva de Project Management.
  • PMO Estándar: establece la capacidad y soporte a la infraestructura de proyectos.
  • PMO Avanzada: aplica las capacidades del Project Management para lograr los objetivos del negocio.
  • Centro de Excelencia: gestiona la mejora continua para ejecutar las metas estratégicas del negocio.
  • Táctica: planificación, programación y seguimiento en múltiples proyectos.
  • Estratégica: asegura que los proyectos estén alineados con la estrategia.
  • Negocio: garantiza que los proyectos dirigidos por la empresa estén enfocados al ROI.
  • Consultora: ayuda como recurso a los Project Managers.

PMM le ayuda a decidir si su empresa requiere una PMO, así como a su implementación, definiendo de antemano cuáles serían los beneficios que su empresa lograría con su ella.

Normativas y acreditaciones en Project Management

iso-21500-gestion-proyectosLa norma UNE-ISO 21500:2012 “Directrices para la dirección y gestión de proyectos”, proporciona una guía para la gestión de proyectos y puede ser utilizada por cualquier tipo de organización, incluidas las organizaciones públicas, privadas u organizaciones comunitarias, y para cualquier tipo de proyecto, independientemente de la complejidad, tamaño o duración.

UNE-ISO 21500 proporciona un alto nivel de descripción de los conceptos y procesos que se consideran para formar buenas prácticas en la gestión de proyectos. Los nuevos gerentes del proyecto, así como los gestores experimentados podrán utilizar la guía de gestión de proyectos en esta norma para mejorar el éxito del proyecto y lograr resultados de negocio.

  • Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

PMBOK v5 españolEsta base de conocimiento de la dirección de proyectos del Project Management Institute – PMI® supone una guía, más que una metodología. El PMBOK® Guide es considerado por el PMI como una referencia fundamental de “Buenas prácticas” en el ámbito de la dirección y gestión de proyectos (Project Management) y es empleado en la práctica de la dirección de proyectos, para la certificación de competencias en esta área y para los programas de desarrollo profesional. En su carácter de referencia fundamental, la guía PMBOK®Guide no está completa ni abarca todos los conocimientos. Se pueden usar diferentes metodologías y herramientas para implementar el marco de referencia.

  • International Project Management Association (IPMA®), AEIPRO®, ICB Bases para la Competencia en Dirección de Proyectos – Versión 3.0, 2014.

Portada NCB 3La ICB (Bases para la Competencia en Dirección de Proyectos) de AEIPRO define el bagaje profesional principal para el sistema mundial de certificación de cuatro niveles de IPMA. Los conceptos de la ICB se basan en la teoría de la Dirección de Proyectos en combinación con las prácticas y demandas de las 51 asociaciones miembros de IPMA, que en España ha sido adaptada como NCB de AEIPRO (Asociación Española de Ingeniería de Proyectos).

Así la ICB es el documento, utilizado como marco de trabajo común, que todas las asociaciones miembros de IPMA y organismos de certificación siguen para garantizar que se aplican estándares uniformes. Dicho documento comprende 3 ámbitos con 46 elementos de competencia que abarcan:

  • Las técnicas de la dirección de proyectos (20 competencias).
  • El comportamiento profesional del personal de dirección de proyectos (15 competencias).
  • Las relaciones con el entorno de los proyectos (11 competencias).

De esta forma, el Ojo de la Competencia representa la integración de todos los elementos de la dirección de proyectos, es decir, cómo se ve a través de los ojos de un director de proyectos o project manager cuando evalúa una situación específica. Por tanto, se puede decir que el ojo representa la claridad y la visión.

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